Отечественное ПО в сфере технического документооборота

Строительный сектор - один из двигателей отечественной экономики, государство заинтересовано в его ускоренном развитии. Однако в вопросах цифровой трансформации строительная сфера уступает другим направлениям (образованию, торговле, финансам). Чтобы простимулировать консервативную отрасль, активно формируются законодательные инициативы, регламентирующие процессы цифровизации. Об особенностях внедрения подобных инструментов рассказывает Денис Мариненков, генеральный директор "Бимэйстер Инжиниринг".

Одним из драйверов развития может стать переход на электронный технический документооборот (ТДО) и внедрение специализированного программного обеспечения для ТДО в строительной индустрии. С 1 января 2023 года в силу вступил ГОСТ Р 70 108−2022, который регламентирует процессы формирования и ведения исполнительной документации в электронном виде. Стандарт не обязывает полностью отказаться от бумажного документооборота — это решение остается за исполнителями. Документ фиксирует требования к функционалу информационной системы, а также ведению исполнительной документации с применением современных ИТ-инструментов при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте строительных объектов.

Какие задачи решает электронный документооборот в строительстве

Внедряя проекты цифровизации на больших промышленных предприятиях, периодически сталкиваемся с проблемой неактуальности и необъективности данных. Это боль всех крупных строительных объектов — информация хранится бессистемно, в разных местах и у разных людей, зачастую дублируется. В случае необходимости найти первоисточник бывает проблематично. За счет цифрового беспорядка существуют риски некорректных технических и управленческих решений, что может привести к существенным потерям.

Еще одна проблема - несогласованность коммуникаций. Несмотря на наличие формальных "бумажных" регламентов, участники процесса могут нарушать процедуры. Как следствие, принимаемые решения не фиксируются в среде общего информационного взаимодействия, а, например, передаются "из уст в уста", в лучшем случае в обычных мессенджерах. Подобные нарушения не позволяют выстроить нормированную и формализованную последовательность коммуникаций, где есть четкое понимание - кто, почему и какие решения принял. Электронный ТДО вкупе с регламентами взаимодействия решает эти вопросы.

Важным аспектом, влияющим на эффективность реализации инвестиционно-строительных проектов, является способ формирования основных видов исполнительной документации. Не секрет, что несмотря на растущий уровень цифровизации строительной отрасли, часто исполнительная документация формируется подрядчиком вручную по факту выполнения основных работ. Это часто приводит к ошибкам, которые связаны с человеческим фактором, а также увеличению сроков обработки информации и принятия решений. Подготовка всех документов в бумажном формате (пусть даже с помощью офисного ПО) может занимать несколько недель, в электронном - несколько часов, максимум дней.

Электронный ТДО с инструментами формализации цифровых бизнес-процессов создает для всех участников (застройщиков, технических заказчиков, эксплуатирующих организаций, генподрядчиков и других организаций и уполномоченных лиц) единое информационное пространство, минимизируя риски потери информации и возможность нарушения регламентов взаимодействия, что существенно ускоряет процессы согласования и сокращает издержки. Как показывает опыт пользователей Bimeister Flow, внедрение ТДО снижает финансовые затраты на экспертизу документации инвестпроекта до 5% и до 30% временные затраты на обмен информацией с контрагентами.

Подводя итог, электронный ТДО позволяет:

• работать над проектами вместе с командой и подрядчиками в режиме реального времени: обмениваться замечаниями, предлагать правки, назначать задачи. ПО автоматически подтягивает данные и изменения, сокращая влияние человеческого фактора;

• автоматизировать трудоемкие задачи, связанные с работой над проектной продукцией, используя гибкий no-code конструктор маршрутов. Это позволяет повысить производительность сотрудников и улучшить эффективность работы;

• автоматизировать данные и принимать решения, основываясь на актуальной информации.

В отличие от административного делопроизводства, в строительстве документооборот нацелен на организацию процессов взаимодействия участников проекта. Это не просто обмен документацией между директором, секретарем и главным бухгалтером. На некоторых особо крупных объектах количество децентрализованных контрагентов достигает нескольких сотен, а это, в свою очередь, сотни бизнес-процессов. У каждого из подрядчиков свой ИТ-ландшафт, а нам важно создать для них общие инструменты взаимодействия с четкими логическими цепочками и общее пространство для работы. Несмотря на наличие готовых шаблонов бизнес-процессов и высокий уровень формализации, в крупных проектах мы постоянно сталкиваемся с задачей трансформации имеющихся бизнес-процессов по результатам их оцифровки. Зачастую определенные настройки приходится дописывать непосредственно на предприятиях, участвующих в реализации инвестиционно-строительного проекта.

Сегодня на рынке достаточно отечественных ПО, которые помогают автоматизировать ведение документации, однако более востребованы продукты, которые дают комплексную ценность. Они не только решают вопрос технического документооборота, но и помогают организовать информационное сопровождение всех этапов жизненного цикла производственного объекта от проектирования до стройки, а затем эксплуатации.

Совет на пути к внедрению цифровых решений

Будьте готовы к тому, что монопродукта, который решит все вопросы, на отечественном рынке сейчас не существует. Зачастую цифровизация предполагает работу с несколькими подрядчиками одновременно, которые в коллаборации образуют экосистему решений вокруг потребностей объекта. Поэтому главный совет - обращайтесь к специалистам, которые разработают концепцию и методологию трансформации именно под ваше предприятие.