Как провести локализацию ИT-систем без ущерба для бизнес-процессов

Для многих компаний, работающих на российском рынке, в последние годы назрел вопрос локализации ИТ-систем. Потребность в локальном цифровом развитии также актуализировалась в связи с крупной трансформацией отечественного рынка ИТ-решений, связанной с уходом зарубежных игроков. Разбираемся, к каким подходам по локализации прибегает бизнес, что может повлиять на успешность перевода ИТ-систем и из каких этапов обычно состоит этот процесс, вместе с Юрием Близгаревым, генеральным директором компании "Решения для будущего" (группа компаний "Юнилевер Русь").

Подходы и сложности

Одни из главных рисков, связанных со стабильностью работы ИТ-систем, касаются проблемы с производством, логистикой и в принципе с возможностью бесперебойной работы компаний. Так, в исследовании Высшей школы бизнеса НИУ ВШЭ отмечается, что сложности с зарубежным ПО попали в число факторов, негативно повлиявших на цепочки поставок бизнеса в 2022 году. Поэтому перед компаниями стояла задача оперативно сориентироваться и принять решение о необходимости локализации ИТ-систем - и прежде всего трансформации критически важных сервисов.

Возможный сценарий локализации и время перехода зависят в первую очередь от специфики самой компании. Если изначально она была частью глобального ИТ-ландшафта - это один вариант и одни масштабы. Такому бизнесу требуется переводить на локальный уровень все процессы. Причем он не может позволить себе постепенный переход, в отличие от компаний, которые просто используют глобальный софт. Они могут продолжать поддерживать имеющуюся инфраструктуру, максимально продлевая ее срок службы, например, до момента, пока действуют лицензии. И уже после искать варианты замещения.

Второй нюанс, от которого зависит сценарий локализации, - это решение, связанное с ERP-системой. Например, логистическая компания "РУЛОГ" (бывшая HAVI), которая в 2022 году локализовала ИТ-ландшафт, до момента перехода использовала самописное решение. Из-за того что оно было устаревшим и уже перестало отвечать потребностям компании, ему на замену выбрали программу 1С.

Первые шаги

Если сценарий локализации у каждой компании может быть разным, то первые шаги, как правило, похожи. Работа над проектом начинается с построения продуманной стратегии. Она включает, в частности, выявление требований конкретного бизнеса к ИТ-сервисам, расстановку приоритетов, определение конкретных шагов внедрения и бюджета проекта. Все это поможет составить более полную картину того, что предстоит компании, и в перспективе - минимизировать риски во время перехода.

Так, в приоритет проекта ИТ-локализации "Юнилевер Русь" - он назывался HOME4U - была поставлена скорость. Стартом локализации можно считать сентябрь 2022 года, а в мае 2023-го компания уже работала в новом ИТ-ландшафте - и это очень короткий срок для подобных процессов. Бюджет закладывался с запасом и централизованно управлялся командой проекта. При этом задачей компании было не просто заменить одни сервисы на другие, а выстроить общую архитектуру процессов, для чего на протяжении всей реализации проекта по локализации проводился архитектурный надзор.

Кроме того, на первом подготовительном этапе компании зачастую проводят своеобразную "ревизию". Они решают, какие сервисы действительно нужны бизнесу и в каком виде, а также выясняют, какие альтернативы предлагает локальный рынок. Так, первое, с чего начала "Юнилевер Русь", это подготовка перечня используемых сервисов. Была проделана огромная аналитическая работа по описанию более 400 сервисов и выделению самых важных, без которых не может работать бизнес. Стоит сказать, что в процессе мы отказались от 100 сервисов, предусмотрев альтернативные способы выполнения задач. В результате по итогам проекта HOME4U локализовано более 80 сервисов.

Работа с командой

ИТ-локализация является довольно непростой и многогранной задачей для бизнеса. Хотя бы потому, что это не просто технический перенос данных и настройка систем, а процесс, который напрямую влияет на ключевые бизнес-показатели компании. В зависимости от масштаба перехода и специфики компании локализация может затронуть многие подразделения.

Поэтому на время реализации проекта по локализации в "Юнилевер Русь" был сформирован целый трансформационный офис, в который вошли ИТ-специалисты и кураторы ключевых направлений компании. В общей сложности расширенная команда составила порядка 400 человек, а основная - около 150. Внутри трансформационного офиса была также сформирована координационная группа, которая отвечала за общее управление изменениями, cutover-план и построение архитектуры процессов. Кроме того, были выделены функциональные лидеры - директора направлений. В последующем они стали агентами по изменениям и помогали выстраивать коммуникацию со всеми сотрудниками компании.

Отдельно нужно отметить значимость работы с коллективом при локализации ИТ-систем. Процесс трансформации может затронуть до 100% сотрудников, которым придется перейти на новые сервисы и адаптироваться под них. Так, например, получилось в нашем случае. Поэтому внутри всех подразделений была проведена масштабная коммуникационная кампания. Нам удалось заручиться пониманием и поддержкой большинства сотрудников и обеспечить бесшовный переход на новую экосистему.

Поиск решений

Самым удобным, быстрым и экономически обоснованным для многих компаний в процессе ИТ-локализации сейчас становится переход в облако. Как правило, для процесса переноса компании выбирают российские альтернативные решения, в основе которых лежит open source. Востребованность такого подхода подтверждают и эксперты: по данным компании Stack Group, в 2023 году рост российского облачного рынка в результате переноса ИТ-систем составил до 40%.

Партнерами "Юнилевер Русь" при реализации проекта стали, в частности, AXENIX, "Яндекс", МТС и платформа Agora. Так, перенос корпоративных систем осуществлялся при поддержке облачного провайдера CloudMTS. Компания AXENIX помогла выполнить задачу по перестройке ИТ-ландшафта и поиску импортозамещающих аналогов для корпоративного хранилища данных и BI-системы. Она внедрила новое решение бизнес-анализа данных для нашей компании, которое работает на платформе Arenadata.

AXENIX также занималась разработкой стратегии и архитектурным сопровождением локализации ИТ-систем логистической компании "РУЛОГ". В частности, одним из этапов проекта стал перевод сервисов и инфраструктуры в российское облако - им стала платформа Yandex Cloud.

Финальный "блэкаут"

Если речь идет о единовременном переводе устройств всех сотрудников компании на новый ИТ-ландшафт, то здесь компаниям необходимо разработать детальный cutover-план по остановке бизнес-операций. Причем он должен учитывать не только внутренние процессы, но и взаимодействие с внешними партнерами.

В случае с "Юнилевер Русь" операции в рамках финального этапа локализации были расписаны по часам, а даты остановки согласованы со всеми функциями с учетом финансового закрытия, графиков отгрузок и других процессов. Мы заранее выстроили коммуникацию с поставщиками и контрагентами, согласовав с каждым из них все условия работы в рамках локализации и предусмотрев систему компенсаций.

Сам "блэкаут" проходил в течение двух недель. За это время мы перевели на новую систему более 2200 единиц оборудования. Благодаря детальному плану временная остановка процессов не повлияла на бизнес-результаты, а план продаж был выполнен на 106%.

Важные составляющие успеха

Помимо тщательной предварительной подготовки и детальной проработки плана локализации, можно выделить еще несколько ключевых моментов, которые влияют на результат ИТ-локализации. Причем они будут актуальны как для трансформационного перехода, так и в рамках точечной замены софта.

В первую очередь это необходимость дать проекту высокий приоритет - как среди обычных сотрудников, так и в системе управления. Важно заручиться поддержкой руководства, чтобы именно оно транслировало персоналу ценность локализации для успешного развития компании. Это позволяет избежать ситуаций, когда в глазах коллектива проект выглядит как "заморочка айтишников".

Грамотное построение внутренних коммуникаций и стремление сделать ИТ-переход максимально комфортным - это большой процент успеха в локализации. Однако есть еще один немаловажный фактор: локализация не может быть просто зоной ответственности профильных специалистов - этим процессом должны управлять и ИТ-, и бизнес-подразделения одновременно. Таким образом получится учесть все нюансы и особенности работы компании.

Последний ключевой момент - это приоритизация внутри проекта. Если компания идет по сценарию единовременного перехода, важно не пытаться сделать все и сразу. Необходимо запустить сначала только самый критичный функционал, а уже потом дорабатывать остальное.