Закупки Акадо: как мы сделали пять предложений вместо трёх в процедуре и сэкономили дополнительно 6 %

Пожалуй, наиболее показательна закупка абонентских устройств в конце 2020 года. Мы купили их за 1 993 руб/шт, тогда как до этого ровно эти же устройства закупались по цене 3 480 руб/шт. С учётом, что нам нужно было 13 тысяч единиц, экономия составила около 20 миллионов рублей (это около 44 %). Ранее мы использовали другую ЭТП для таких закупок, но нас не в полной мере устраивал результат. Приходило мало участников на процедуры, и не удавалось получить ощутимого снижения стоимости. Мы полагали, что это связано с высоким порогом входа на ту площадку: участвовать в наших закупках было достаточно сложно.

В феврале 2020 года мы решили привлечь для сотрудничества новую ЭТП, поскольку команда закупок чётко осознала необходимость повышения конкурентной среды, а имеющийся инструментарий не давал результатов в решении данной задачи. На одной из конференций коллеги из банка дали референс на Bidzaar. Мы протестировали их наряду с другими ЭТП. По совокупности всех параметров, удобств как для закупщиков, так и для новых участников была выбрана именно ЭТП Bidzaar.

Вот числа:

• Мы провели 553 тендерные закупки с февраля 2020 года по апрель 2021-го на новой ЭТП — Bidzaar.
• Суммарный бюджет — больше 600 миллионов рублей.
• Среднее количество участников — пять.
• Экономия — 6 % в сравнении с плановой стоимостью закупок.
• В сравнении с 2018-2019 годами снижение цен составило 7,5 % (оценка проводилась по наиболее дорогостоящей номенклатуре ТМЦ, закупаемой на регулярной основе).

Основные направления закупок такие: системная интеграция, строительство и эксплуатация, маркетинг, информационные технологии, логистика, административная деятельность. Критерий выбора — это широта охвата этих направлений и условия входа новых участников. Площадка Bidzaar позволяет с минимальным набором операций и сложностей войти новым участникам. Для себя мы также отметили гибкость и быстроту реагирования команды ЭТП на наши запросы. Функционал постоянно развивается и адаптируется под потребности рынка, не кастомизируясь под какого-то якорного заказчика. То есть объективно Bidzaar берёт всё лучшее, что есть у других ЭТП.

И для нас, и для поставщиков процесс поначалу был бесплатным, то есть мы смогли попробовать площадку без вложений.

Как шла та самая закупка оборудования

Если в клининге и подобных услугах Bidzaar и другие площадки коммерческих торгов сравнимы по количеству участников и итоговым ценам, то в других областях, в частности, в строительстве и ИТ, Bidzaar выигрывает и по количеству участников, и по напряжённости торгов. Иногда получалось так, что торги уходили с пятницы на субботу, то есть участники бились сутки. В закупках до 500 тысяч рублей после перехода на новую ЭТП эффект был очень заметным в сравнении со всеми нашими предыдущими процедурами.

Закупка 13 тысяч абонентских устройств пошла довольно интересно. Во-первых, добавился новый участник, которого ранее останавливала цена за участие. Здесь ему было очень просто подать коммерческое предложение, что он почти сразу и сделал, чем "подрезал" предложение другого поставщика.

Второй раунд мы организовали через небольшую паузу после дополнительных переговоров с участниками и их партнёрами из Европы, в результате которых стало понятно, что есть потенциал снижения. Партия большая, участники явно были заинтересованы, посчитали свою экономику и зашли на второй раунд торгов. Именно там случилось существенное снижение цены, когда участники при плотном взаимодействии со своими европейскими партнёрами в режиме онлайн сидели и снижали цены. Мы немного опасались за исполнение контракта, но всё в итоге прошло очень хорошо.

Организация второго раунда была сделана прямо через внутренний чат ЭТП с участниками процедуры. Мы написали, что планируем второй раунд в связи с тем, что один из участников готов существенно снижаться. То есть каждый из менеджеров, который выставлял цены по лист-прайсу и имел понятные пределы снижения, после этого пошёл к своему руководству для того, чтобы эти пределы согласовать отдельно под нашу крупную закупку и чтобы в итоге прийти в этот раунд с более, так скажем, новой для нас ценой.

На деле это была инициатива не участников, а поставщиков. На российском рынке такое оборудование не производится, а дистрибутируется. Один из поставщиков — в Венгрии, второй — в Германии. Часть участников брала оборудование с одного производства, часть — со второго. Мы переговорили с одним из них напрямую и нашли общий язык: они были очень заинтересованы в поставке этого специфического оборудования в Россию. В итоге удалось собрать на одной площадке дистрибьюторов и того и другого производителя и организовать им конкурс, что в других условиях было бы затруднительно.

Еще пример закупки

Еще интересный кейс — выбор партнёра на поставку оптоволоконного кабеля. Ранее закупка проводилась по разовым договорам, то есть по потребности на краткосрочный период. В результате мы тратили на эти закупки очень много времени. Приняли решение работать по рамочным договорам. Провели торги на Bidzaar на закупку годового объёма с фиксацией цен и выборкой по заказам. Количество участников выросло относительно процедур на разовые закупки. Это дало экономию порядка 15–20 % и новых партнёров, с которыми мы заключили договоры.

Уверен, что удобство доступа, интерфейс и функциональность Bidzaar сыграли немаловажную роль в успехе проведённых закупок.

Как устроены закупки

Все закупки централизованы. Процедура выбора контрагента происходит в нашем подразделении — это Департамент закупок и логистики.

Контрактная работа не централизована, то есть в части ТМЦ контрактование и сопровождение происходят у нас в Департаменте. В части услуг это подразделение заказчиков. В части выбора контрагентов — непосредственно тот функционал, который реализуется в компании с применением ЭТП: это целиком и полностью в нашем подразделении. Другие подразделения могут участвовать в закупках как участники, но закупками занимаемся только мы.

Закупочная деятельность компании регламентируется Положением о закупке оборудования, материалов и услуг, решения по конкурентным и неконкурентным процедурам принимаются коллегиально уполномоченным органом (определяется в зависимости от стоимости закупки).

На конец 2020 года 90 % закупок мы делали через Bidzaar.

Проводятся как классические редукционы (их большая часть), так и двухэтапные процедуры. На первом этапе квалификации компании подтверждают соответствие обязательным требованиям, на втором происходит оценка по заранее определённым критериям. Как правило, речь идёт о нескольких критериях, каждый из которых оценивается, скажем, в 20 баллов из 100 итоговых возможных. Но в большинстве случаев единственным критерием является цена/стоимость.

Определённую сложность представляют закупки телекоммуникационного оборудования/материалов. В отдельных случаях мы на предварительном этапе закупки проводим тестирование, чтобы сформировать перечень удовлетворяющих нас устройств. То есть на торги мы выходим уже с чётким пониманием, что именно нам требуется. Далее проводится закупка из закрытого пула производителей или моделей. Все подобные процедуры очень легко оформляются через площадку, и по коммерческим предложениям очень удобно выгружается статистика.

Команда закупок перестроилась на новую ЭТП очень быстро, потому что интерфейс наиболее удобен из всех встреченных нами инструментов. Поставщикам тоже было почти всё понятно. Точнее, когда было непонятно, они звонили, спрашивали, как сделать. Мы на тот момент даже не знали, как выглядит их интерфейс, но интуитивно понимали, как он сделан с их стороны, и удавалось объяснять по телефону за считаные минуты. В целом же специалисты "с той стороны" очень быстро разбирались.

Использование новой площадки не изменило количества закупок или их объёмов. До начала эксплуатации Bidzaar мы в любом случае старались перейти от одноэтапных закрытых закупок к открытым, инструмент в этом помог.

Наиболее заметен эффект на малых закупках до 500 тысяч рублей, там количество участников на площадке выросло очень сильно — с трёх–четырёх до пяти–шести участников на одну процедуру. По крупным процедурам (свыше 500 тысяч рублей) всегда была неплохая конкуренция, но и в этом сегменте мы ощутили повышение интереса со стороны рынка. Мы увидели, как реально повышается конкуренция и появляются лучшие предложения по цене. Все поставщики, которые с нами сотрудничали на других ЭТП, легко перешли на новую площадку. Мы им объясняли, что это бесплатно: это было основным фактором для добавления. Всё прошло в рабочем порядке практически незаметно. Плюс пришли новые участники, которые начали спешно конкурировать с нашими партнёрами.