Мнение / август 2021
Прелести корпоративного поиска: как найти то, не знаю что

Алексей
Любимов

генеральный директор компании 3iTech
© ComNews
16.08.2021

Современные компании превратились в фабрики по производству информации: корпоративные системы и файлообменные сервисы, внутренняя документация и регламенты, правила для сотрудников и инструкции, почтовые сервисы и YouTube-каналы. В результате сотрудник на поиск необходимой "бумажки" тратит, по разным оценкам, от 25 до 36% своего рабочего времени. Когда речь идет о крупных компаниях, то это десятки миллионов человеко-часов в год.

Всего десять лет назад, когда рынок начал активно внедрять электронный документооборот, предполагалось, что "цифра" решит проблему бюрократических процедур. Однако мы пришли к тому, что из-за усложнения корпоративной информационной среды необходимую форму или шаблон нередко оказывается найти сложнее, чем бумажный документ. К тому же оказалось, что электронные документы, например, из-за переименований или некорректных сохранений, теряются не реже, чем бумажные.

Причем, увеличение потока корпоративной информации происходит на фоне деградации массовых поисковых сервисов, которые уже давно превратились скорее в рекламные площадки и системы рекомендаций. Еще недавно нужный документ на корпоративном сайте можно было найти по ключевым словам, воспользовавшись "Яндексом" или Google. Сегодня этот инструмент уже не работает.

Казалось бы, выход очевиден – специализированный поиск, интегрированный с корпоративными системами, системами хранения данных и коммуникационными каналами компании. Однако, в России профессиональные поисковые сервисы не стали технологическим стандартом для бизнеса. Компании, которые его используют, можно пересчитать по пальцам. Российский бизнес все никак не научится экономить ресурсы, в том числе время сотрудников. Как принято говорить в таких случаях, проблемы индейцев шерифа не волнуют, то есть если сотрудник хочет работать, он обязан приложить усилие и найти нужный документ, данные или описание.

Вместе с тем насколько цивилизованнее было бы использовать интеллектуальный корпоративный поиск, построенный на технологии NLP (Natural Language Processing, обработка естественного языка). Такая система позволяет искать не по названию документа или даже ключевым словам, а по смыслу. Например, молодой сотрудник для подготовки коммерческого предложения ищет презентацию по продукту и не может ее найти просто потому, что продукт несколько лет назад был переименован. То есть презентация как бы есть, но для конкретного сотрудника она недоступна. Умный поиск "понимает", что ищет менеджер, и вытягивает из "цифровых погребов" нужный документ.

Или другой пример, найти конкретное письмо в корпоративной почте, если к вам сваливается 50-100 электронных отправлений ежедневно, очень сложно. Причем, это непросто сделать даже если вы помните от кого оно пришло. И практически невозможно найти документ, который вам прислали несколько месяцев назад, когда вы не помните имени отправителя. В таких случаях проще перезапустить процесс коммуникации. Вместе с тем умный поиск может решить эту нерешаемую задачу в считанные минуты, просто за счет использования тонких настроек параметров поиска.

Еще одно достоинство корпоративного поиска, созданного на NLP – омниканальность. Так, наше решение позволяет искать не только среди текстовых документов, но и по внутренним медиа-архивам. Например, найти озвученные цифры в архивах записей видеоконференций или "выудить" информацию из видеороликов, опубликованных на YouTube-канале. Конечно, это пока умеют делать не все системы корпоративного поиска, однако наиболее продвинутые с аудио и видео уже работают.

Резюмируя, можно сказать, что с увеличением потока информации потребность в умном корпоративном поиске растет. Сегодня, когда менеджер вынужден параллельно работать в 4, 5, 6 и более системах одновременно, единая поисковая строка для него могла бы стать оптимальным пользовательским интерфейсом. При этом внедрение корпоративного поиска положительно сказывается на производительности труда сотрудников, снижает количество ошибок при заполнении документов, а в некоторых случаях даже сокращает расходы на вычислительные мощности и СХД для многих компаний.