FIBA Retail ускорила процесс найма при помощи HRlink

Компания FIBA Retail внедрила решение HRlink, сервис электронного кадрового документооборота. В результате проекта в региональных магазинах сети удалось сократить время подписания документов более чем на 90%, а также значительно снизить трудозатраты торгового персонала и кадровой службы.

FIBA – международная группа компаний, работающая в 12 странах мира. На территории России компания FIBA Retail по франшизе оперирует магазинами fashion-ритейлеров – Marks & Spencer, Gap и Banana Republic.

Проект начался в апреле 2020 года, когда большая часть сотрудников холдинга перешла на удаленный режим работы. Компания перевела в электронный формат сразу несколько ключевых кадровых процессов: наём, увольнение, перевод, оформление отпусков и дисциплинарных взысканий. В первую очередь автоматизировали представительства в регионах – всего 19 магазинов в 12 городах.

Значимым результатом проекта стало ускорение подписания кадровых документов по всей сети. Большая часть персонала компании – работники магазинов, которые не пользуются корпоративной почтой, поэтому обмен документами происходил через локальных директоров или администраторов. Раньше документ формировали в 1С и отправляли электронной почтой в магазин, где его распечатывали, подписывали у сотрудника и пересылали с курьером обратно в головной офис – весь процесс мог занимать до 2,5 недель. Сейчас оформление нового работника происходит день в день. Нужные документы создаются в 1С, загружаются в HRlink, затем сотрудник и его руководитель по СМС получают ссылку, пройдя по которой, в личном кабинете сервиса мгновенно подписывают документы при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).

"Специфика ритейла – большой объем кадровой документации. Появляются новые работники, сотрудники часто переходят из одного магазина в другой, меняют должности или режим занятости. Так, в компанию мы ежегодно принимаем порядка 1000 новых коллег, а также оформляем около 1500 кадровых переводов. Ускорение этих процессов – важный вклад в повышение конкурентоспособности компании не только в сфере HR, но в масштабах всего рынка", - говорит Галина Галушко, директор по работе с персоналом FIBA Retail.

В компании также отмечают сокращение трудозатрат сотрудников. Теперь работникам торговых залов не требуется приезжать в офис, директора магазинов высвободили время, которое тратили на оформление персонала, а менеджеры отдела кадров подписывают любое количество документов за пару минут. Кроме того, FIBA Retail планирует уменьшить затраты на курьерские отправления в регионы.

Решение масштабируют на все магазины сети и расширят функциональность – через HRlink работники будут оформлять справки о доходе и расчетные листы. Также компания интегрирует сервис с корпоративным порталом для взаимодействия с каждым сотрудником напрямую, что затруднительно из-за географической удаленности торговых точек.

"Для крупных холдингов с распределенной структурой особенно важно наладить прямую коммуникацию со всеми сотрудниками. HRlink в связке с корпоративными сервисами станет не только надежной платформой для управления документами, но и позволит сформировать у работников целостное представление о компании, повысить их лояльность и, в итоге, укрепить позиции HR-бренда", - комментирует Дмитрий Махлин, директор по развитию бизнеса HRlink.