Чек-лист для компаний-удаленщиков

Еще полгода назад о мобильности сотрудников и оптимизации расходов на офисы задумывались единицы. После начала пандемии и введения карантина компании были вынуждены перестроиться на онлайн-формат работы или уйти с рынка. Как оказалось, даже в кризисе есть плюсы — опыт нескольких последних месяцев уже дал понять, что эффективная работа возможна не только в традиционном формате.

Совместная работа, в особенности удаленная, строится на трех "китах": тщательно организованных бизнес-процессах с легкоотслеживаемыми и реальными KPI, грамотно подобранном ИТ-интрументарии и сплоченной команде. В чем специфика каждого из них, и каким рекомендациям стоит следовать, чтобы не только перейти в онлайн, но и преуспеть, рассказывает Людмила Давыдова, директор департамента коммуникационных решений Unify компании Atos в России и СНГ.

Технологии

Отсутствие у предприятий профессиональных решений в области коммуникаций и инструментов для удаленной совместной работы в первую очередь помешает успешной работе в онлайне.

Начать стоит с базы, которую, несмотря на очевидность, многие упускают. У сотрудника для полноценной удаленной работы должен быть смартфон и ПК/ ноутбук. В идеале техника нужна корпоративная, со встроенными (хотя бы основными) методами защиты вроде двуфакторной аутенцификации и антивирусом.

Дальше стоит позаботиться о более серьезном — о решениях для совместной удаленной работы, желательно с простым и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом. Решения эти должны легко интегрироватьмся с копроративными ERP и CRM системами, привычными офисными приложениями, например, Microsoft Outlook и корпоративными коммуникационными платформами. Тогда работник не только не будет тратить время на переключение между разными средствами коммуникации, но и сможет "одним махом" запланировать голосовую или веб-конференцию, запустить сеанс совместной работы с коллегами по проекту, мгновенно обменяться всеми нужными файлами.

Рынок предлагает разнообразные решения, для внедрения которых потребуется минимальное количество ИТ-ресурсов и не понадобятся специальные знания. Например, в Unify используется корпоративный мобильный клиент в линейке продуктов OpenScape, который позволяет сотрудникам, желающим использовать свои мобильные устройства для доступа к нашим внутренним средствам коммуникации, управлять ими даже при отсутствии доступа к офисному ПК. Особенно удобно, что работа в одном файле может проводиться одновременно несколькими людьми, а конференции могут бесшовно переноситься с рабочего стола на мобильное устройство и обратно одним кликом.

Развитые средства управления статусом присутствия, мобильные возможности, а также средства организации аудио- и видеоконференций повышают производительность труда сотрудников, одновременно сокращая расходы на связь, аренду помещений и сводя к минимуму потребность в командировках.

Важным элементом при выборе платформы для совместной работы является ее надежность. Некоторое пренебрежение к информационной безопасности в повседневном общении через чаты может привести к серьезным финансовым и имидживым потерям в бизнесе.

Бизнес-процессы

Быстрая и эффективная связь между людьми и возможность организовать удаленным сотрудникам совместную работу и обмен информацией, несмотря на разницу во времени и расстояние, крайне важны. Однако это только лодка, которая без весел или двигателя в виде грамотного управления бизнес-процессами просто поплывет по течению.

Кризис показал, насколько не гибка большая часть бизнеса. Используя полученный опыт, компаниям стоит позаботиться о том, чтобы даже после завершения режима самоизоляции сохранилась мобильность форматов. Это не только поможет при работе с удаленными партнерами или клиентами и снизит необходимость командировок, но и позволит противостоять подобным вызовам в дальнейшем.

О том, что важно качество, а не количество, знает каждый. Однако на практике воплотить могут не все. А ведь где, как не на удаленке, контроль результата, а не затраченного времени, поможет поддержать продуктивность работы и обеспечить эффективное распределение ресурсов.

Но чтобы контролировать результаты, нужно, чтобы они были. Без правильной мотивации команды усилия по налаживанию дистанционной работы не принесут плодов. Хорошо работают различные точки контакта с руководителями и коллегами, т.е регулярные планерки и открытые чаты, адекватная обратная связь и прозрачность.

Работа из дома — это новая реальность для руководителя. Выстроить эффективные процессы контроля по результату, а не по активности сотрудников в сети — сложная не только технологически, но и психологически задача. Удаленный режим работы не должен сказываться на общей производительности труда и тем более на взаимодействии с сотрудниками или же клиентами. В эпоху виртуальных совещаний и вебинаров, которые позволяют собрать в одно время и в одном месте тысячи пользователей, нужно извлекать максимум из ситуации. Обучение, общение, совещания, демонстрация и удаленная поддержка заказчиков — возможности онлайн-коммуникаций практически безграничны.

Командный дух

ИТ-решения для удаленки уже сравнили с лодкой, а весла или мотор — с отлаженными внутренними процессами. Но что же тогда подразумевается под течением? Настрой команды, их желание работать и расти вместе с компанией. Стоит уделить этому особенное внимание, ведь грести против течения смысла нет, верно?

Для поддержания командного духа в такой непростой период особенно важно уделить внимание следующим направлениям:

Work-life balance. И если вы думаете, что это исключительно вопрос самоорганизации сотрудника, то вы ошибаетесь. Работа так или иначе становится частью жизни человека, а при работе из дома, как ни парадоксально, баланс личного и рабочего особенно хрупок — у многих границы размываются и постепенно люди выгорают. Чтобы предупредить подобные негативные тенденции, в Atos, например, проводятся вебинары по инструментам планирования рабочего процесса, где коллектив учат максимально эффективно организовывать график, включая в него личные и рабочие активности. Руководителям важно учесть при выстраивании процессов тот факт, что несколько сотрудников с маленькими детьми будут доступны для совещаний в определенные часы, когда дети спят. А отвечать на почту они в основном будут поздно вечером.

Самодисциплина. Столь важное умение человека сконцетрироваться на задаче обеспечивает, в первую очередь, грамотно выстроенная мотивация. Заточенность на результат, ответственность перед коллегами — подобрать свой ключик нужно к каждому сотруднику. Особенный подход требуется к работникам с несколькими детьми, ведь даже при очень высокой самодисциплине сложно погрузиться в работу с головой, когда "дом ходуном". Компания может помочь и тут. Хороший пример из практики компании Atos — бесплатные виртуальные образовательные курсы для детей сотрудников по основам Power Point или азам профориентации.

Поддержка. Людям важно понимать, что они не одни, что ничего не изменилось. Чаты, вебинары, игры и спорт онлайн, всевозможные инициативы HR — все средства и поводы хороши, будь то день рождения коллеги, утренняя йога всем отделом или настольная игра за чашкой чая с друзьями по работе.

Дистанционная работа стала не просто опцией, а условием выживания. И, если суметь приспособиться к новым реалиям, выгоду получит как бизнес, так и его сотрудники и клиенты. По нашим подсчетам за 2020 год, решения для цифрового рабочего места помогают повысить эффективность работников до 30% даже на удаленке, причем они смогут уделять себе и близким больше столь драгоценного времени, а бизнес оптимизирует расходы и выйдет на новый уровень продуктивности.