Как внедрять новый цифровой сервис в бизнес. 10 вопросов, ответив на которые, вы поймете, стоит ли это делать в новых реалиях

Сегодня многие компании вступают на путь цифровой трансформации бизнес-процессов. Цифровые сервисы и новые технологии находятся на волне популярности и внедряются практически повсеместно. Кирилл Поляков, управляющий партнер Incepta Group, считает, что переходить на цифровые решения необходимо трезво и с умом, и предлагает ответить на 10 важных вопросов, прежде чем внедрять в бизнес новые технологии.

Зачем? Хайп или суть

Если вы задумываетесь о внедрении в бизнес IT-решений, то первый вопрос, на который нужно ответить, - зачем? Это хайп - актуальная сегодня волна индустрии 4.0 или же это решение, необходимое для определенных задач. Если вы уверены, что цифровизация - это действительно потребность компании, а не дань моде, нужно понимать цель. Правильное целеполагание - залог успешного внедрения новых решений.

Стоит ли внедрять?

Необходимо оценить во всей широте разные аспекты, исходя из обозначенной цели, - как уже было сказано в первом вопросе: с какой целью вы это делаете, сколько это будет стоить, предварительно рассчитать эффективность, оценить свою готовность и готовность компании в целом и т.д.

Что внедрять?

Сейчас рынок предлагает множество IT-решений, программных продуктов и соблазнов что-то "оцифровать", и зачастую перед владельцами бизнеса и руководителями стоит непростой выбор: кому довериться? Рассматривая рынок IT-решений на примере строительной отрасли, можно выделить пять категорий специалистов: первая - IT-гиганты, крупные компании, предлагающие IT-решения для различных отраслей; вторая - IT-компании, которые делают какие-то решения, поддаваясь модным трендам и течениям, не погружаясь в суть проблем и потребностей; третья - узкоспециализированные сервисы; четвертая - in-house-разработки и привлеченные фрилансеры; пятая - инициативные группы: люди, вышедшие из строителей, понимающие боли и потребности отрасли. Скорее всего, вы быстрее найдете общий язык с исполнителем, который хорошо понимает ситуацию на конкретном рынке и ваши нужды. Что именно, какие решения внедрять - также один из важных вопросов, особенно учитывая санкции. В сложившейся ситуации, когда уходят западные компании, выбирать и внедрять необходимо будет из отечественных разработок.

Кем внедрять?

Еще один важный вопрос - как и по каким критериям выбирать специалистов для внедрения сервиса? Вариантов несколько: это могут быть свои IT-специалисты или специалисты на аутсорсинге. В обоих случаях прежде всего нужно оценить достаточность компетенций исполнителя, а также стоимость в соответствии с целями, гарантиями качества и своей готовностью вкладывать средства в эту инициативу. Останавливая выбор на внешних специалистах, важно заранее подумать, как поддерживать работоспособность сервиса после завершения внедрения. Это касается как ПО, так и цифровых сервисов. На примере строительной сферы: может показаться, что для сканирования строительной площадки дронами необходим лишь пилот и оборудование. Зачастую все бывает не так просто: тут лучше переоценить, чем недооценить.

Сколько тратить на цифровизацию?

Необходимо правильно оценить бюджет, выделить определенную сумму, которую вы готовы потратить, и понять, что на имеющиеся деньги можно сделать. Сегодня даже небольшие предприятия могут тратить на автоматизацию от одного до нескольких миллионов рублей в год, не получая на выходе никаких действительно хороших и легких решений и оптимизации. Располагать бюджетом - еще не значит правильно его использовать. Только правильное целеполагание и готовность инвестировать может принести действительно хороший результат. В этом решении компании обычно идут от своего оборота: к примеру, если это строительный объект - сумма рассчитывается от суммы инвестиций. Как правило это 2-3% - это средства, которые могут уходить на цифровизацию.

Как не сделать цифровой винегрет?

Зачастую многие считают, что цифровизация, индустрия 4.0 - это панацея, волшебная таблетка, которая может делать абсолютно все. Это далеко не так: разные сервисы и разные форматы требуют работы по стыковке, сравнений заложенных в них данных и работы с данными. В попытках получить все и сразу, не наметив определенных целей, велик риск сделать "цифровой винегрет" и понести расходы, не имеющие результата. Объять необъятное невозможно, и выбирать продукты и технологии нужно исключительно исходя из своих целей.

Готова ли компания?

Необходимо трезво оценить, готова ли компания к цифровизации с точки зрения процессов. По нашему опыту, компании делятся на несколько типов. Существуют компании, которые считают, что у них уже все есть и никакие новые решения им не нужны. Но фактически состояние дел с отчетностью в таких компаниях таково, что даже имеющихся данных в виде красивых презентаций недостаточно для вынесения необходимой информации. Маленькие компании, напротив, зачастую считают, что цифровизация - удел сильных и крупных игроков, а у них все скромно и ничего нет. В таких компаниях собственник обычно бывает гораздо ближе к бизнесу, и у них есть данные и информация, которую можно быстро обработать и оцифровать. Третья история - это компании, находящиеся в каменном веке с точки зрения данных, но компания хочет в цифровизацию - здесь мы и рискуем получить цифровой винегрет. Такие компании совсем не готовы к выходу в цифровизацию. Таким образом, маленькие компании могут быть более чем готовы к новым решениям, тогда как большие могут быть не готовы вовсе. Кроме того, в больших компаниях зачастую процессы бывают очень забюрокрачены, а длительные процедуры принятия решений не способствуют легкости в переходе на новые бизнес-процессы.

Как оценить эффективность?

Оценка IT- проектов - это всегда сложная история, и зачастую критерием успешности становится вопрос "что мы сэкономили". Это не совсем верно: непосредственной экономии мы здесь не увидим. Не существует универсальной формулы для оценки эффективности внедрения IT-решений, но в каждом случае IT решение что-то принесло: ускорение документооборота, ускорение процесса принятия решений, сокращение персонала или затраченного персоналом времени, сокращение расходов на автоматизацию проектов и т.д. Последствия цифровизации - это всегда какие-то измеримые результаты и блага.

Как организовать сопровождение и обучение?

У каждого цифрового продукта много конечных пользователей: бенефициары, топ-менеджеры, миддл-менеджеры, исполнители. У каждого из пользователей есть свое субъективное мнение и понимание продукта. Важно понимать: система будет работать эффективно, если она будет работать на всех уровнях. Только системный подход и внедрение на всех уровнях - от топ-менеджмента до исполнителей - может привести к результату.

Как дальше развивать?

Еще на старте необходимо иметь понимание, куда двигаться дальше, некую дорожную карту событий и ответ на вопрос "куда двигаться". Любое внедрение проходит стандартные процедуры у пользователей: от недоверия к доверию, от доверия к очарованию, далее следуют этап повсеместного использования, а затем затухание. Чтобы система работало эффективно, нужно не стояит на месте, постоянно развивать ее, заранее думая о том, как это правильно и эффективно делать.

Цифровизация — один из мощных драйверов развития бизнеса. Решаясь на цифровую трансформацию, необходимо помнить, что цифровое решение должно быть легкое: чем понятнее и дружелюбнее будет продукт для конечного пользователя, тем больше шансов на успех.