Дело в гибкости: как поменялась модель потребления VDI

С момента всеобщего перехода на режим удаленной работы компании с офисными сотрудниками побывали в разных ситуациях: от полного локдауна до гибридного режима работы, который мы наблюдаем сейчас. Год назад, чтобы адаптироваться к новым условиям, организации в авральном режиме внедряли инструменты для удаленной работы, в том числе и инфраструктуру виртуальных рабочих столов (VDI) для своих сотрудников. Однако сейчас на смену этому подходу пришел новый, более гибкий, который помогает бизнесу оптимизировать режим работы персонала и оперативно подстраиваться под меняющиеся ограничения. О том, почему появился новый формат использования VDI и как его использует бизнес, рассказал Михаил Соловьев, директор по развитию продуктов DataLine.

Новая модель - это постоянно действующая подписка на VDI. С ее помощью бизнес может организовать подключение, подготовить шаблоны и держать эту систему в полной боевой готовности. Когда ситуация позволяет работать из офиса, компания использует минимальное количество виртуальных рабочих столов. В случае перехода на удаленную работу количество виртуальных рабочих столов быстро масштабируется.

VDI, или Virtual Desktop Infrastructure, - это технология виртуализации рабочего места. С ее помощью можно создать выделенный виртуальный рабочий стол в облаке для каждого пользователя. Сотрудник может подключаться к нему с любого устройства, которое подключено к интернету. Для конечного пользователя использование VDI мало чем отличается от работы с ноутбука из офиса.

Сам виртуальный рабочий стол (ВРС) на базе VDI - это полноценное рабочее место, развернутое в облаке. Его можно преднастроить под цели и задачи отделов и конкретных сотрудников. На виртуальный рабочий стол предустанавливается нужное ПО, средства безопасности и защиты информации. ВРС разворачиваются в инфраструктуре провайдера, но при этом находятся в периметре компании: системные администраторы управляют ВРС сотрудников так же, как и остальными компьютерами организации.

Существуют несколько видов ВРС. Рабочий стол может быть закреплен за конкретным сотрудником с сохранением всех данных, как полноценный виртуальный компьютер с уникальным набором программ. В другом случае рабочее место может использоваться несколькими работниками посменно, к примеру, в контактном центре. Этот ВРС содержит типовой набор ПО, а изменения и данные, созданные за сеанс, не сохраняются. Новому пользователю достается рабочий стол без следов от деятельности предыдущего коллеги.

Если раньше ВРС в основном использовали для решения задач централизации управления парком рабочих столов, быстрого развертывания рабочих мест в филиалах, то за прошедший год это решение стало одним из главных инструментов для организации безопасной и удобной удаленной работы.

Что это дает бизнесу

Гибкость - это то, к чему так или иначе стремится большинство компаний. И в сегодняшнем мире, чтобы дать эту гибкость своим клиентам, бизнес обязан уметь быстро подстраиваться под любые обстоятельства. Такую возможность получает компания с моделью подписки на VDI: не останавливая бизнес-процессы, варьировать режим работы персонала, соблюдать законодательные требования и создавать комфортные и безопасные условия труда для сотрудников.

Мы видим, как появляются все новые требования для разных отраслей и категорий бизнеса и меняется процент сотрудников, которые могут работать в офисе. За один день 30% удаленных работников могут превратиться в 100%. И бизнес должен быть готов к тому, чтобы сначала перевести треть штата на ВРС, а затем развернуть в два раза больше виртуальных рабочих столов. Главная сложность в том, что не все компании готовы и имеют возможность сразу перевести весь персонал на удаленку. Помимо прочего, такой метод резкого перехода плохо себя зарекомендовал, о чем я еще расскажу ниже. Эти тенденции привели к появлению VDI по подписке - формата, с которым бизнес готов к любым требованиям по смене режима работы.

С новым подходом бизнес еще и экономит бюджеты. Чтобы организовать переход на VDI самостоятельно, компании нужно построить инфраструктуру под виртуальные рабочие столы и закупить лицензии ПО сразу на все ВРС для всех сотрудников. Это трудоемкий и затратный процесс, при этом нет никаких гарантий, что большую часть времени все эти вложенные средства не будет простаивать, не окупая затраты. С подпиской на VDI принятие решения о том, откуда работают ваши пользователи, не требует серьезных изменений в ИТ-инфраструктуре компании. В этом заключается одна из главных идей новой модели потребления, которая концентрирует в себе опыт, накопленный бизнесом за время массовой удаленки.

Готовь сани летом, а VDI - в любое время года

Когда компания внедряет VDI самостоятельно, ее ждут довольно значительные изменения в инфраструктуре. В первую очередь нужны мощности - серверы и СХД, на которых будут развернуты ВРС. Их объем напрямую зависит от размера компании, и подключение сразу 1000 сотрудников превращает переход в трудоемкий процесс. Помимо этого, организации нужны люди, которые обслуживают инфраструктуру виртуальных рабочих столов, а также оказывают техническую поддержку пользователям. Для полноценной работы сотрудников на ВРС также нужна интеграция VDI с внутренними системами компании. Это сервисы доменной авторизации (ActiveDirectory), CRM, ЭДО, системы управления проектами, servicedesk, видео-конференц-связь, почтовый клиент и т.д.

Большой блок процесса внедрения VDI - информационная безопасность. Он также требует много ресурсов: нужно обеспечить защиту как всего стенда, на котором разворачивается VDI, так и самих рабочих столов, а также организовать безопасное подключение пользователей с любых устройств.

Сама технология VDI помогает соблюдать корпоративные требования ИБ. Благодаря централизованной настройке и управлению специалисты ИБ могут проследить, чтобы на виртуальном рабочем столе пользователя выполнялись базовые нормы безопасности: установлены последние версии ОС, антивирус. Можно пойти дальше и применить специфичные требования ИБ, например, отключить использование флешек, принтеров, настроить выход в интернет с ВРС через офис компании. В последнем случае администраторы ИБ получают возможность отслеживать деятельность сотрудников на виртуальных рабочих столах в сети так же, как при локальной работе.

Виртуальные рабочие столы также помогают обезопасить компанию от потери и случайных утечек данных, вызванных человеческим фактором. Информация не хранится на ноутбуке, поэтому в случае его утери данные не попадут в чужие руки.

При использовании VDI по подписке все перечисленные процессы берет на себя облачный провайдер, и он же организует всю нужную базу на начальном этапе. Компании остается лишь контролировать количество используемых ВРС. А когда приходит время расширения, бизнесу не нужно беспокоиться о дополнительных мощностях и лицензиях - все это происходит быстро и незаметно для инфраструктуры.

На VDI одним днем - почему это плохо

По нашему опыту у сотрудников, которые первый раз подключаются к ВРС, возникает немало вопросов. Представьте, что 1000 человек сегодня из дома запускают виртуальные рабочие столы впервые. Компания должна быть готова к шквалу обращений из разряда: "куда нажать, чтобы подключиться?", "какой логин-пароль вводить?", "если я распечатаю документ, он вылезет на моем домашнем принтере или где-то в офисе?", "как перенести файлы с флешки, которую я подключаю к ноутбуку с ВРС?" - и т.д. Для работы с таким объемом запросов нужен без малого отдельный контактный центр. Кроме того, чтобы ответить на некоторые вопросы, понадобится разработать отдельное решение. Все это приведет к замедлению работы компании, негативному опыту со стороны сотрудников и руководства.

Гибкий подход к внедрению ВРС предполагает постепенный переход работников к его использованию отделами или командами. Техподдержка, таким образом, сможет распределить ресурсы для решения проблем и получит необходимый опыт для дальнейших подключений. Кроме того, подготовительная работа по настройке связности систем компании с провайдером и интеграции внутренних сервисов с ВРС будет проведена заранее и также не ляжет целиком на плечи внутренних специалистов. Этот процесс тоже занимает время, однако бизнес может организовать подключение к виртуальным рабочим столам в качестве запасного варианта, даже если текущие ограничения не предписывают удаленную работу и ничто не предвещает беды. Благодаря формату подписки компания всегда будет готова адаптироваться к изменениям и переводить сотрудников на удаленку в спокойном темпе, без экстренных действий.

Бизнесу стоит сменить подход

Конечно, сами виртуальные рабочие столы как инструмент - не новое решение. Все знали о нем, но не думали, что оно внезапно встанет в один ряд со средствами первой необходимости, которые нужны для работы компании. Поэтому весь прошедший год все только учились переходить на удаленку. К примеру, многие организации пытались в одночасье поменять внутренние процессы: вместо привычных рабочих инструментов бухгалтерии или склада, которые можно точно так же использовать на ВРС, внедрить различные SaaS-решения (программное обеспечение как сервис). Все это замедляло и сам переход к дистанционной работе, и бизнес-процессы, так как сотрудникам приходилось разбираться в программах и погружаться во все заново. На мой взгляд, к выбору таких решений стоит подходить с осторожностью, чтобы не создавать персоналу лишних сложностей. VDI по подписке, как альтернативный вариант, позволит не сбегать от офисных компьютеров и перенести все привычные процессы на виртуальные рабочие столы, а затем уже обращаться к дополнительным SaaS-инструментам при необходимости.

В пользу новой модели говорит также сегодняшняя тенденция перехода на гибридный режим работы. В некоторых организациях часть команд работает из дома, а остальные с рабочих мест. Другие компании отказываются от больших офисов, заменяя их аналогами коворкингов для своих сотрудников, куда каждый из них может приходить при необходимости, оставаясь на удаленке большую часть времени. Все это продиктовано стремлению к гибкости - необходимому сегодня качеству.

Многие организации, которые столкнулись с организацией гибридного режима работы, могли оценить плюсы и минусы ВРС как одного из способов решения этой задачи. Я думаю, что VDI по подписке стал комфортным инструментом для адаптации сотрудников к новому режиму, а также экономичным выбором для бизнеса: все сидят по домам - компания платит за VDI, можно работать в офисе - платит за аренду офиса или коворкинг.