Офис "переезжает" в цифру? Разбираем основные проблемы, с которыми можно столкнуться

С начала пандемии бизнес активно внедряет цифровые технологии, в том числе для перевода офисных процессов на удаленку. Однако успешно реализовать проекты с первого раза получается не у всех. О рисках, с которыми может столкнуться бизнес при интеграции продуктов для развития цифрового офиса, и способах их избежать - в материале Егора Говоркова, менеджера по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia.

Растет стоимость - без паники

Главная боль компаний - ситуация, при которой стоимость ИТ-проекта растет, а желаемый результат - под вопросом. Часто это происходит из-за некорректного технического задания. Важно правильно расставить приоритеты и определить, какие характеристики новых решений обязательны, а какие - нет. ТЗ можно подготовить самостоятельно, но лучше всего воспользоваться услугами аналитика, который подскажет, что внедрять в самом начале, чтобы получить быстрый результат, а какие действия принесут эффект со временем. Аналитик может быть независимым или работать в команде подрядчика.

Также увеличить стоимость проекта может неготовность существующей инфраструктуры к новым решениям. Компания, к примеру, может использовать устаревшее сетевое оборудование, аналоговую телефонию вместо цифровой. Или качество сканирования может быть недостаточным для успешной работы систем, которые распознают текстовые изображения. Избежать внезапных затрат из-за неготовности инфраструктуры поможет тщательное исследование текущей ситуации, которое стоит провести перед подготовкой ТЗ. Здесь также может помочь подрядчик, но важно заранее узнать, есть ли у него опыт проведения подобного аудита. Его можно включить в состав комплексного проекта или оформить как отдельную услугу.

Для того чтобы внедрение решений было осознанным и помогло достичь поставленных целей без дополнительных работ или исправлений, требующих новых расходов, необходимо подробно описать бизнес-процессы компании. Эту задачу также можно решать силами своих специалистов или привлечь внешних аналитиков. Однако попытка сделать все самостоятельно зачастую приводит к тому, что руководители, ответственные за бизнес-процессы, отрываются от основной работы. Яркий пример: чтобы описать работу сервисного департамента, нужно рассказать не только о работе инженеров, но и о логистике - о том, как происходит транспортировка оборудования. Это требует времени. Но даже если оно будет найдено, описание получится субъективным - руководитель по-своему смотрит на процесс, за который отвечает. Также описание может быть неполным, не учитывать всех нюансов дополнительных процессов.

По сути, без консалтинга не обойтись. Перед тем как внедрить решение, компании получают рекомендации, на каких характеристиках сосредоточиться, как лучше провести интеграцию и обеспечить безопасность. Только так новый продукт оправдает ожидания и его использование не приведет к потере данных. Такой консалтинг, как правило, оказывается бесплатно. Можно, конечно, провести очень тщательные исследования перед стартом проекта: привлечь разных экспертов и даже различные консалтинговые компании, чтобы получить объективную оценку и в итоге - желаемый результат. Подобные исследования уже стоят дорого. Нужны ли они, можно выяснить, проведя переговоры с потенциальным подрядчиком. Если в ходе них станет понятно, что аналитику потребуется несколько часов, чтобы разобраться с ситуацией заказчика и дать необходимые рекомендации, то подрядчик, скорее всего, не возьмет за это дополнительную плату. Если же понятно, что работа специалиста займет много времени, так как в бизнес-процессах царит хаос, тогда эту задачу стоит оформлять как отдельное исследование.

Как видно, к увеличению расходов могут привести разные факторы. Чтобы минимизировать их влияние, стоит сразу заложить в стоимость проекта работу аналитика, а также риск-резерв для непредвиденных затрат. При этом не исключено, что заказчику в итоге придется потратить меньше, так как часть предварительной работы он все же сможет сделать сам.

Сроки затягиваются: нужен хороший старт

Второе, из-за чего страдает бизнес, - увеличение сроков ИТ-проекта. Такое часто случается, когда создается единая ИТ-инфраструктура - нужно учесть множество аспектов, на что нужно время. Опять же, если все детали проекта внимательно прорабатываются на старте, то переноса сроков может и не быть. Подключить системы в едином информационном пространстве при дальнейшем развитии инфраструктуры в этом случае гораздо проще. Ведь даже при внедрении систем для решения локальных задач, если работа происходит без учета развития информационной сети, заказчик рискует столкнуться с дублированием систем и сложностями интеграции.

Лучше всего подойдет "комбинированный вариант" - создание локальных решений на фоне разработки единой инфраструктуры. Он позволяет достичь быстрых результатов для локальных процессов и сформировать пошаговый план развития системы. Будущие подключения возможны за счет специальной подготовки интерфейсов интеграции. Еще одна проблема, с которой сталкивается бизнес, - риск отказа отдельных узлов или сегментов периметра. Он возникает, когда элементы информационного контура предприятия работают неслаженно. Поэтому, прежде чем внедрять очередное решение, нужно оценить влияние новой платформы на работу основного контура. Обычно требуется дополнительная настройка сетевого оборудования, серверной инфраструктуры, модулей информационной безопасности. Также важно согласовать техническую совместимость решений и своевременно информировать ответственных за каждый ИТ-блок.

Максимум эффекта после внедрения

Новые решения могут использоваться бизнесом неэффективно. Чтобы снизить этот риск, в числе требований договора, который заключается с разработчиком системы, должны быть сервисные гарантии и дополнительные услуги. Также нужно предусмотреть специальные условия продления лицензий или подписки, выделенную линию для связи с техподдержкой и серию тренингов для сотрудников по освоению системы. В этом случае миграция на новую систему будет плавной и гармоничной, поскольку пользователи получат всю необходимую информацию и поддержку.

Подробнее расскажу о тренингах. Они должны быть как можно более легкими и наглядными, понятными даже не погруженным в IT сотрудникам. К примеру, недавно мы демонстрировали и объясняли, как работает решение по распознаванию сотрудникам бухгалтерии. Среди них было много специалистов, привыкших работать с бумажными документами. Обучение было посвящено обновлению процесса, применению в нем электронной системы. Подготовка презентации заняла некоторое время, но усилия были оправданны - заказчик получил необходимую информацию и быстро адаптировался к новому инструменту. Чем меньше технических деталей в презентации, а ее содержание ближе к ежедневным задачам пользователя, тем проще донести до него всю ценность автоматизации.

Теперь про информационную безопасность. Чтобы новые решения не привели к потере данных, на старте проекта нужно продумать и устранить все риски, найти оптимальные меры защиты. Сам заказчик может и не догадываться о возможных угрозах. А недобросовестный поставщик тем временем может предоставить решение без дополнительных мер защиты. В итоге данные будут потеряны, и компания понесет серьезные убытки.

О каких мерах речь? Приведу конкретный пример. Оказывают услугу из ЦОДа, а пользуются ею в офисе. Поскольку связь происходит через VPN, нужно обеспечить средствами безопасности точки потенциального проникновения: установить и настроить ПО, контролирующее безопасность периметра, и провести тестирование на проникновение. Эту часть подготовки должен провести сам поставщик сервиса.

Важно помнить

Обобщая вышесказанное, хочется дать ряд советов по созданию цифрового офиса.

• Не берите все на себя. Не нужно, например, глубоко погружаться в изучение внедряемых систем - вникая, вы можете уйти в сторону. Доверьтесь профессионалам.
• Тщательно продумайте требования технического задания и меры по обеспечению информационной безопасности.
• Адаптируйте обучающие курсы под самых не погруженных в технические детали пользователей.
• Не будет лишним подумать о том, что может снизить стоимость владения решением - гарантии, сервисах. Правда, и к дополнительным расходам нужно быть готовым. К сожалению, заказчики зачастую на них не соглашаются. Распространенная ситуация: продукт требует дополнительных сервисов, например пакетов обновлений, а компания не хочет на них тратиться. В итоге он работает плохо, и бизнесу все равно приходится нести расходы.

При соблюдении этих рекомендаций цифровой офис будет соответствовать вашим задачам, сотрудники смогут комфортно в нем работать, а дальнейшая поддержка не станет проблемой.